GRUPO GCH – División Contable

Compartimos con ustedes, informe de auditoría operativa realizada a uno de nuestros clientes, donde se detectaron debilidades en los controles internos de la empresa sujeta a revisión.  Lamente muchas empresa desatienden algo muy importante dentro de su propio entorno… que es el establecimiento de controles internos, mediante el reconocimiento de todos los procesos que la integran. 

el objetivo de dicha auditoria fue evaluar los procesos actuales de la empresas, ademas de los controles internos establecidos por la empresa, para ver si los mismo están siendo cumplidos conforme el manual de políticas establecidas, así como realizar observaciones y recomendaciones en busca de mejorar la eficiencia y la eficacia en la operatividad de la empresa.

 

 

Managua, Nicaragua 18 de diciembre del 2018

 

Ing. Russell Iglesias E.

Gerente País

Papalotla Nicaragua, Sociedad Anónima

Su Oficina.

 

Estimado Ingeniero Iglesias:

Hemos realizado la auditoría operacional de la empresa Papalotla Nicaragua, S.A, mediante verificación selectiva, para diagnosticar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles de las operaciones vigentes del 01  de octubre del año 2017 al  30 de septiembre del 2018, y detectar situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional y el control interno, relativo a; Inventarios, Propiedad Planta y Equipo, Cuentas por Cobrar, Efectivo y Fondo Fijo, Cuentas por Pagar Compañías Relacionadas, Recursos Humanos.

Efectuamos la auditoría operacional de conformidad con la Norma Internacional 4400 “Encargos para realizar procedimientos acordados sobre información financiera”, emitida por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento. El Enfoque de la revisión fue evaluar los procesos específicos para las operaciones arriba indicadas, con el objetivo de presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las políticas y procesos, así como fortalecer el control interno actual de dichos procesos. La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre problemas detectados y sugerir posibles soluciones.

Para lograr nuestro objetivo se verificaron los procesos actuales en cada área revisada a fin de compararla con los procedimientos estándares actuales, que se consideran aceptables y mínimos en el control interno de cada empresa, así mismo se comparó la manera en que se está trabajando en las distintas áreas con lo que establece el manual de políticas y procedimientos, actualmente vigente de la empresa, para esto nos auxiliamos de procedimientos de auditoría, tales como; Indagación y análisis, Comprobación de cálculos, comparaciones y otras pruebas de exactitud aritméticas. observación, inspección, y entrevistas.

Como resultado de la revisión se observaron deficiencias en los procesos actuales, los cuales se incluyen en anexo incluyendo nuestras recomendaciones. La revisión se efectuó con el objetivo de examinar las actividades que integran las operaciones anteriormente indicadas, con el propósito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades para mejorar los procesos y operaciones existentes, a fin de incrementar su eficiencia. La administración de la compañía es la responsable de diseñar e implementar los procesos y operaciones mencionados.

Atentamente,

 

Lic. Luis Godoy-CPA

Contador-Socio

Servicios Contables Integrados, S.A.

Miembro del Colegio de Contadores Públicos de Nicaragua

Miembro del Instituto de Auditores Internos de Nicaragua

 

 

INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA 2018

Hallazgos Auditoria 2018.

A continuación, presentamos los Hallazgos encontrados durante auditoria operativa 2018.

 

AREA DE OPERACIÓN DE INVENTARIO

1. Hallazgos

Hallazgo No. 1.1 toma de inventario físico:

Se procedió a realizar levantamiento físico del inventario existente en las instalaciones de la empresa, el cual arrojó diferencias entre el físico y el sistema en el cual se llevan los movimientos de inventario.

 

Condición:

Se procedió a levantar inventario físico con fecha 10 de diciembre del 2018, siendo levantado por la persona a cargo de la bodega y personal de la firma auditora, se solicitó la impresión del reporte de inventario a la fecha del sistema el cual fue verificado con el físico arrojando las diferencias arriba indicadas, la toma física del inventario fue firmada tanto por el encargado de la bodega como por la persona asignada por la firma, dejando copia al encargado de la custodia de los inventarios.

Se verificó que existía inventario en físico proveniente de una importación que no fue reportada en aduana, el cual no tenia entrada en el sistema de inventario, de igual manera no se mostró ningún control de entradas y salidas y otros movimientos (Kardex), que se llevara por parte del encargado de bodega de los movientes de ese inventario.  

Causa:

La empresa deberá verificas los ítems con diferencias a fin de verificar las causas que están originando dichas inconsistencias y tomar las medidas adecuadas y necesarias para que dichas inconsistencias no se sigan dando.

Recomendación:

Llevar un adecuado control de los movimientos que afecten los inventarios de la empresa, procurando registrar debida y oportunamente cualquier movimiento que afecte el inventario.

Todo tipo de inventario debe de ser controlado por la persona encargada de la bodega, de tal forma que se pueda verificar los movimientos de cualquier inventario propiedad de la empresa, para esto se pueden crear bodegas virtuales en el sistema que permita un adecuado control de inventario.

Es recomendable que la persona encarga de bodega sea quien registre las operaciones de los movimientos de inventario en el sistema, y que no sea la misma persona que facture la que realice dichos registros, para esto es recomendable que la persona encargada de bodega tenga su propio usuario y contraseña que solo el maneje en el sistema.

 

Hallazgo No. 1. 2 inventario en consignación:

Se verificó con el encargado de bodega que existe a la fecha de la auditoría inventario fuera de las bodegas de la empresa.

Condición:

Al realizar el levantamiento físico de lo encontrado en bodega y consultarle a la persona encargada de bodega nos indicara si ese era todo el inventario propiedad de la empresa, nos facilitó un reporte en Excel sobre saldos de productos que se encontraban fuera de la bodega y que son propiedad de la empresa.

No se pudo verificar que existiera una política y procedimientos establecidos para el manejo de control de inventario en consignación, igualmente no se nos presento contrato entre la empresa y las personas en posesión de dicho inventario, con el objetivo de salvaguardas los inventarios que son propiedad de la empresa y que están expuestos a eventualidades que no pueden ser controladas, tales como el caso fortuito y fuerza mayor.  

Causa:  

estos productos fueron trasladados en consignación a clientes de la empresa por orientaciones verbales de la gerencia administrativa.

Recomendación:

Se debe de llevar un adecuado control del movimiento de los inventarios que son dados en consignación, debiendo registrar adecuadamente las salidas del inventario de la bodega de la empresa.  Es recomendable crear bodegas virtuales en el sistema para poder controlar, salidas y entradas del inventario que se esta consignando a determinada persona y así quede un registro de los movimientos de dichas entradas y salidas.

Es recomendable crear y establecer políticas y procedimiento para el inventario en consignación que permita establecer las directrices que se deben seguir con el manejo de dichos inventarios.

Es recomendable que dicho inventario en consignación sea salvaguardado a través de un contratado donde quede establecidos las obligaciones en el manejo adecuado del inventario por parte de las personas a las cuales se les asigna, así mismo establecer las medidas adecuadas para evitar cualquier eventualidad que le ocasione perdidas innecesarias a la empresa y que no pueden ser controlados por el hombre, como es el caso de la fuerza mayor.

 

Hallazgo No. 1.3 manejo de Kardex:

Actualmente no se esta llevando por parte de la persona encargada de bodega un manejo de kardex para controlar los movimientos de los inventarios de la empresa, cabe señalar que este fue punto revelado en auditoria anterior.

Condición:

Se solicito a la persona encargada de la bodega de la empresa nos facilitara el kardex que lleva de los inventarios, el cual no nos fue facilitado debido a que actualmente no se está llevando.

Causa:  

No se pudo verificar una causa específica del por qué no se realiza el control en kardex de los inventarios por parte de la persona encargada de bodega.

Recomendación:

Es necesario por sana practica de control interno y con el objetivo de salvaguardar los inventarios para la venta propiedad de la empresa, que el encargado de bodega lleve un control exhaustivo a través de kardex de los movimientos de cada inventario, este control es de suma importancia sea llevado al día sin ningún tipo de atraso.

Si este control es llevado a través del sistema, es sumamente importante que sea el encargado de bodega quien registre dichos movimientos, y quede así asignada la responsabilidad adecuada del manejo del inventario. Para esto es recomendable crear un usuario y asignarle la debida contraseña que será de único conocimiento del responsable de la bodega.  

 

Hallazgo No. 1.4 inconsistencias en reporte de inventario:

Existen diferencia en el reporte de inventario emitido por el sistema “Mónica”, llamado “valor del inventario”, que es el reporte que se emite a la hora de realizar inventario físico.

Condición:

Se solicitó a la persona encargada de registrar los movimientos de inventario en “Mónica”, nos volviera emitir los reportes de mayo a noviembre 2018, a cada corte, de los reportes con que realizan el inventario físico mensualmente, una ves nos fue facilitado este fue comparado con el archivo de reportes emitido en su momento para levantar inventario físico, encontrando inconsistencias (diferencias), en los meses de junio y julio 2018.

Causa:  

No se pudo verificar una causa del por que esta inconsistencia.  Se procedió a verificar selectivamente algunas de las documentaciones fuente de estos movimientos que presentaron diferencias y se verifico que en el caso de 300 Kilos de (Maramdu BB 16/17), que existen de menos, este se debe a que se registró después de cierre de mes una salida de bodega en concepto de bonificación al señor Abel Reyes de julio 2018 por la cantidad de 300 kilos, se le consultó a la persona que registra dichos movimientos en el sistema las cual nos indicó que es problema del sistema. No se pudo hacer consulta con el proveedor del sistema debido a que este ya no tienen activas las líneas telefónicas donde se le localizaba.

Recomendación:

Es recomendable que se bloqueen las bases de datos de meses ya cerrados para evitar que se registren movimientos que afecten el inventario una ves ya fue cerrado y verificado contra inventario físico, ya que esto permite malas practicas y hasta posible manipulación indebida de los inventarios, cabe señalar también que este tipo de problemas puede ocasionar inconvenientes a la hora de una auditoría por parte de la DGI.

No es recomendable por control interno que la misma persona que factura sea la misma que registra movimientos de inventarios, así mismo deben de estar debidamente delimitados los accesos en el sistema, así como delimitado las operaciones que puede hacer cada usuario y estar acordes a su perfil laboral, con una debida segregación de funciones, con el objetivo de evitar posible fraudes o robos.

 

Hallazgo No. 1.5 Resguardo de inventario que no es propiedad de la empresa:

Existe inventario de semilla que ya no es propiedad de la empresa sin un debido control.

Condición:

Existe inventario almacenado en la bodega que ya no es propiedad de la empresa y que están en resguardo a solicitud de algunos clientes, este inventario carece de un debido control, así mismo no existe políticas ni procedimientos para el manejo de este tipo de inventario que está en resguardo en la bodega, adquiriendo la empresa responsabilidad sin ninguna salvaguarda respecto a esta mercancía.

Causa:  

Inventario resguardado a solicitud de algunos clientes.

Recomendación:

Es necesario llevar un control adecuado de este inventario que se encuentra en las bodegas de la empresa pero que ya no es propiedad de ella, se debería de crear políticas y procedimientos para el manejo y resguardo de este inventario, así mismo es recomendable establecer a través de un contrato, cual es la responsabilidad que adquiere la empresa por algún daño que pueda sufrir dicho inventario, sea éste por manejo del personal o por fuerza mayor, evitando así algún tipo de reclamo o demanda innecesarias.

 

2. incumplimiento en procedimientos de control de inventario-Manual de políticas y procedimientos vigente del grupo Papalotla:

Procedimiento control de inventario	Se aplica		Observaciones
	Si	No
Inciso 8.  Toda salida de inventario de la bodega principal hacia un vehículo de los técnicos promotores deberá quedar evidencia debidamente firmada por los responsables de las acciones, por cada movimiento que se realice de la semilla, la misma será soportada por requerimiento de mercadería, reportes por facturas de ventas, o si se prefiere por un formulario establecido previamente.		X	Actualmente el encargado de bodega no lleva control de Kardex, no se maneja ni se deja evidencia “constante” firmada del traspaso de responsabilidad de la mercancía entregada a un técnico-promotor. Las salidas de bodegas no son registradas por el encargo, sino que por la persona que factura, no existe separación de funciones vía sistema.
Inciso 10. Cuando el técnico-promotor regrese de una gira hará una liquidación del inventario que posea, para entregarlo a la bodega, dejando evidencia escrita de la transacción, con sus respectivos documentos emitidos, por el sistema de inventario para dicha devolución de inventario.		X	No se lleva kardex de control de entrada y salida de bodega, por parte del encargado de bodega, ni de forma manual ni en sistema “Mónica”. Estos movimientos son registrado por la misma persona que registra facturas, cuentas por cobrar, etc, representando una importante debilidad de control interno.
Inciso 11. El encargado de bodega realizara una entrada de inventario por la cantidad de semilla que recibe del técnico-promotor al realizar la liquidación de la gira, dejando evidencia escrita y entregando copia al técnico-promotor, para que lo adjunte al cierre de ruta		X	El encargado de bodega no lleva control de inventario ni manual ni a través de sistema, por lo que no existe evidencia del traslado de responsabilidad de inventario del bodeguero al promotor y viceversa.  No se lleva liquidación de cierre de rutas por parte de los técnicos-promotores.
Según manual de políticas y procedimientos se deberán realizar cuatro auditorias referente a inventarios   al año		X	Actualmente no se esta realizando ninguna auditoría al año dirigida específicamente a reforzar y a analizar las operaciones concernientes al área de inventarios.

 

3. debilidades en procedimientos de control interno actual-inventarios

 

Debilidad en proceso	Recomendación
a.       Control de acceso físico a la bodega: Actualmente no existe un control restringido a la bodega de productos de semilla, existen tres personas con acceso a la bodega 1. El bodeguero, 2. La persona que factura y 3. El Gerente. b.      Se pudo observar durante la auditoría dos situaciones en concreto; v  La bodega permanecía sin llaves, mientras el encargado de bodega se encontraba al fondo empacando semillas. v  Se presento un cliente a facturar, y la misma persona, facturó, saco el inventario de bodega, es quien registra tanto la venta como el movimiento de inventario en el sistema “Mónica”, recibió dinero, y es quien maneja las cuentas de bancos y cuentas por cobrar (solo acá existen más de cuatro procedimientos que por control interno no deberían estar en una sola persona)	Es recomendable que se restrinja el acceso a la bodega donde se guarda el inventario, solo el encargado a bodega debería tener acceso, esto con el objetivo de deslindar responsabilidad en el  manejo del inventario y dejar que dicha responsabilidad recaiga en el encargado de la bodega, quien debería ser el único con acceso, si por alguna razón este necesitara ausentarse, este debería realizar un inventario y hacer entrega formal de la bodega a la persona que lo va a estar cubriendo, y viceversa, esto con el objetivo de deslindar y traspasar responsabilidades en la custodia del inventario, actualmente esto no se hace.   Es recomendable que se mantenga bien resguardado el inventario y cuando el encargado de bodega no este dentro, esta debe de quedar debidamente enllavada.   Es recomendable la separación de funciones, que permita una adecuada protección de los activos de la empresa, en especial el inventario.
c.       Separación de funciones. Actualmente no existe una debida separación de funciones en el proceso de control de inventario de la empresa, la persona que se encarga de registrar la facturación, llevar las cuentas por cobrar, y los cobros, es la misma que registra los movimientos de inventarios he incluso tiene acceso sin el debido control a la bodega de inventario.	Es recomendable que exista una debida separación de funciones en el manejo del proceso de inventario, de ventas y de cuentas por cobrar, no es sano que una misma persona tenga el manejo de todo el ciclo de ventas desde el inventario hasta la recuperación del dinero. Es recomendable que la persona encargada de bodega se una y sea ella quien registre los movimientos de inventario en el sistema y otra quien registre ventas y cuentas por cobrar.
d.      Control de inventario. Actualmente no se lleva ningún tipo de control del inventario por el encargado de la bodega, ni a través de Kardex manual, ni a través del sistema, los registro y movimientos son registrados por la persona que es encargada de registrar y manejar las vetas y las cuentas por cobrar, tanto físico, como a través del sistema	Es recomendable que la persona encargada de bodega empiece a llevar un debido control del inventario que se encuentra a su cargo, independiente de la persona que registras las ventas y cuentas por cobrar. Es recomendable que se cree un usuario en el sistema y empiece a ser trabajado el módulo de inventario exclusivamente por el bodeguero, independiente de los módulos de facturación y cuentas por cobrar
e.       Archivo y control de los movimientos de bodega. Actualmente el encargado de bodega no lleva un archivo con los debidos soportes de los distintos movimientos de bodegas, tales como entradas por compras, salidas por ventas, ajustes de inventarios, ingresos por devolución, control de inventario que no es propiedad de la empresa, control de bodegas virtuales asignada a técnicos-promotores, etc.	Es necesario que el encargado de bodega comience a llevar el adecuado archivo de los movimientos de inventario con los debidos soportes y las debidas firmas, adjuntado a cada movimiento que justifique he indique el concepto que fuere.

 

 

AREA DE OPERACIÓN DE VENTAS/CUENTAS POR COBRAR

 

1. Hallazgos

 

Hallazgo No. 1.1 Manejo de garantía por ventas de semilla:

No se están entregando actualmente las garantías con las debidas pruebas, para que el cliente realice la debida prueba de germinación de la semilla y pueda hacer efectiva dicha garantía.

 

Condición:

Actualmente se están realizando las ventas de las semillas a los clientes sin entregarles la debida garantía junto con la prueba de germinación, siendo esto un requerimiento establecido por la gerencia ejecutiva.

 

Causa:

No se esta realizando el debido procedimiento por parte del personal encargado de realizar la venta.

Recomendación:

Es necesario que la gerencia ejecutiva tome las medidas necesarias para que dicho procedimiento sea ejecutado debidamente, ya que este reduce el mal manejo del inventario por parte del cliente que si se siente insatisfecho con el producto este lo puede devolver y hacer uso de la garantía, debiendo entregar el inventario con los requisitos y condiciones establecida en la garantía, garantizando la conformidad de cliente y a la misma ves el cuido idóneo del inventario.  

 

Hallazgo No. 1.2 Procedimiento indebido de aceptación de devolución de inventario por problemas de germinación:

No se esta realizando el debido proceso en la aceptación de inventario por devoluciones por mala germinación

Condición:

 en revisión de procedimiento de devolución de inventario, se pudo verificar que cada ves que existe un reclamo y un cliente solicita a la empresa se aceptado un inventario en devolución, el técnico-promotor, no realiza, la debida hoja de “reporte de reclamo” en formato ya establecido por la empresa, así mismo no se llena la debida “hoja de visita de campo”,  sea el reclamo a través del distribuidor o proveniente de un consumidor final, esto procedimientos se encuentra establecidos en manual de políticas y procedimientos de la  empresa  en sus incisos 1 y 3 sección de Reconocimientos, de los procedimientos de ventas.

Causa:

No se esta realizando el debido procedimiento por parte de los técnicos-promotores a la hora de aceptar devolución de inventario por mala germinación, debido a desconocimiento de procedimientos establecidos por la empresa.

Recomendación:

es recomendable que se siga el debido procedimiento a la hora de aceptar devoluciones por producto con mala germinación, debiendo además de realizar la visita de campo, llenar la hoja de “reclamo” en formato establecido por la empresa, la cual deberá ser justificada y firmado por el cliente, así mismo se deberá llenar la “hoja de visita de campo”, igualmente en formato establecido, así mismo se deberá comprobar la calidad que determine la viabilidad de la semilla para poder ser aceptada, esto debe de ser justificado por el técnico-promotor.

 

Hallazgo No. 1.3 Manejo inadecuado de productos entregados en concepto de bonificación, producto de nota de crédito NCM 269 por U$ 53,592.00:

No se encontró una política establecida para el traslado a los clientes de productos bonificados a Papalotla Nicaragua por Papalolta México, por baja germinación en la semilla.

Condición:

En revisión a bonificaciones otorgadas a determinado clientes no se establecieron las bases a través de una política adoptado por la empresa en el cual se estableciera los términos y condiciones con las cuales se entregaría este producto en concepto de bonificaciones y/o en ventas a precio por debajo del costo, de igual forma no se llevo un control ni archivo con los debidos soportes de todo este inventario que fue bonificado o vendido por debajo del costo, ya que todo esto fue trabajo de manera discrecional, igual mente se pudo observar en la revisión a los documentos que las bonificaciones se entregaban además que sin una política establecida por parte de la gerencia, sin el debido respaldo para justificar dicha entrega, como por ejemplo sin la hoja de “reclamo”, y “sin la hoja de visita de campo”, en el caso de las bonificaciones por baja germinación.

Causa:

No se adoptó ni estableció una política para el manejo del traslado de esta Nota de Crédito otorgado por Papalotla México, al consumidor final de la empresa Papalotla Nicaragua, igualmente no se estableció el debido control para el archivo con la debida documentación soporte de la entrega de todo este producto ya sea a través de bonificaciones o de ventas por debajo de su costo real.

Recomendación:

Es recomendable que la gerencia adoptes políticas especificas para el manejo de bonificaciones y establezca las directrices y condiciones bajo las cuales será bonificado un determinado producto y así mismo establecer a través de políticas bajo qué condiciones un inventario se venderá con un valor inferior al de su costo de adquisición, no es recomendable que esto se manejado de manera discrecional y sin tener políticas y procedimientos por escrito, ya que esto incluso es un requisito establecido en la Ley de Concertación Tributaria, lo cual podría acarrear un ajuste a los ingresos que vendría a ocasionar perdidas innecesarias a la empresa, igualmente es necesario llevar un adecuado archivo con la debida documentación soporte de todo los productos que fueron bonificado, soportando bajo que concepto y condiciones se entregaron dichas bonificaciones.

 

Hallazgo No. 1.4 Establecimiento de políticas de descuentos:

No existe una adecuada política de descuentos en el manual de procedimiento vigente de la empresa.

Condición:

Actualmente no existe en el manual de políticas y procedimientos una adecuada política referida en cuanto a los porcentajes que se aplicarán en concepto de descuentos y bajo que condiciones, y aunque en su inciso 28 de las políticas relacionadas a los procedimientos de ventas establece que “se podrán aplicar descuentos en tres ocasiones”;

• Cuando una venta se cancelada antes de su vencimiento
• Ventas a futuros cuando este especificado en la aprobación del crédito
• Ventas de gran volumen

Este inciso carece totalmente de qué tipo de porcentaje se aplicará si se da una de esas tres “ocasiones” en las que se puede otorgar dichos descuentos, dejando esto a manera discrecional

Causa:

No existe en el manual de políticas y procedimientos una adecuada política referente a las condiciones, y que tipo de porcentaje se aplicara en concepto de descuentos en las tres “ocasiones” que se puede dar estos descuentos.

Recomendación:

Es recomendable que la empresa establezca a través de una política clara que porcentaje de descuento cabria si se cumpliera determinada condición, no dejando al “libre albedrio”, esta decisión.

 

Hallazgo No. 1.5 aprobación de crédito a clientes:

Actualmente el otorgamiento de crédito a un cliente recae sobre una sola persona, en este caso en el Gerente de la empresa.

Condición:

Al revisar los expedientes de crédito se constató que en ninguno del expediente existe un preanálisis del récord crediticio del cliente al que se le está otorgando dicho crédito, así mismo no existe un criterio por escrito por parte del técnico-promotor que respalde el otorgamiento del crédito  

 

  Causa:

No se están siguiendo los procedimientos establecidos en el manual de políticas y procedimientos de la empresa vigente a la fecha.

Recomendación:

Es recomendable que se siga el procediendo establecido por el manual, así mismo no es recomendable que el otorgamiento de un crédito esté en la decisión de una sola persona ya que podría facilitar malas prácticas en el proceso de dicho otorgamiento, sería recomendable el establecimiento de un comité de por lo menos tres personas, entre las que debería estar el gerente y el técnico promotor.

 

Hallazgo No. 1.6 incumplimiento en política de depositar máximo día siguiente un dinero recibido por una venta:

Al hacer la prueba a los procedimientos establecido en el manual vigente de la empresa referente a los depósitos realizado por abono o cancelación de facturas por parte de los clientes, se verifico que este no se esta cumpliendo de manera sistemática.

Condición:

Se realizaron revisiones selectivas para verificar el correcto procedimiento para el dinero recibido de los clientes por pago de facturas, y se constató que este procedimiento no se esta realizando adecuadamente, ya que según procedimiento establecido en el manual ,inciso 7 referente a ventas dice; “el dinero de estas ventas debe depositarse diariamente, máximo el día hábil inmediato siguiente”, el cual en ocasiones no se está cumpliendo, siendo que el dinero es un activo delicado, este procedimiento debería cumplirse a cabalidad, igualmente cuando existe pago de un cliente en un departamento y el colector entrega recibo provisional, es recomendable que dicho recibo valla adjunto al recibo definitivo y sea ambos enviados a la oficina de contabilidad, para así poder corroborar que se están depositando inmediatamente el dinero recibido por los clientes.

Igualmente es recomendable que el recibo definitivo posea una firma de “entregue conforme”, donde el cliente firme y quede evidenciado que dicho cliente esta de acuerdo con el recibo final entregado, en el recibo provisional no hay problema que solo se maneje una firma de recibido por parte del colector de la empresa.

Causa:

No se está cumpliendo cabalmente con procedimiento establecido referente a recolección de efectivo proveniente de las ventas.

Recomendación:

 Es recomendable que la gerencia verifique dicho procediendo sea cumplido cabalmente, ya que el dinero es un activo delicado y no es recomendable que pasen días sin depositar dicho dinero, igualmente es recomendable que la empresa comience a trabajar las liquidaciones diarias de caja donde se reporte el dinero total recibido en el día.

 

Hallazgo No. 1.7 incumplimiento en política de aceptación de devolución de inventario:

En revisión a las políticas establecidas referente a la aceptación de devolución de inventario, se verifico que no se está cumpliendo adecuadamente.

Condición:

al verificar la aplicación de las políticas establecidas referente a la aceptación de inventario en concepto de devolución, se constató que dicha política no se esta cumpliendo en su totalidad, se están aceptando devoluciones  de inventario superiores a los 30 días que establece las políticas actuales, no se encontró evidencia escrita de que se este verificando que el producto estuvo en adecuadas condiciones de almacenaje, ni que se verifique o analice la calidad de la semilla que se esta recibiendo en concepto de devolución.

Según manual en política de garantía establece; “la empresa garantiza al distribuidor y consumidor final la calidad de sus productos. Para ejecutar dicha garantía se deberá cumplir con lo establecido en el procedimiento de almacenamiento, atención de reclamos, a fin de sentar la responsabilidad de la empresa”.

Causa:

No se esta cumpliendo por parte del personal de la empresa el procedimiento establecido en manual de políticas y procedimientos vigente.

Recomendación:

Es recomendable que a la hora de aceptar una devolución por parte de un cliente se valore y tome en cuenta lo estipulado en las políticas establecidas para asegurarse que lo que se esta recibiendo cumple con los requisitos adecuados solicitados por la empresa, debe de quedar en un archivo con el debido soporte de todo lo actuado, donde se pueda verificar y justificar la aceptación de dicha devolución por parte de determinado cliente.

2. incumplimiento en procedimientos de ventas-cuentas por cobrar-Manual de políticas y procedimientos vigente del grupo Papalotla:

 

Procedimiento venta-cuentas por cobrar	Se aplica		Observaciones
	Si	No
17. numeral 3. Efectuar un traslado de inventario de la bodega principal a la bodega virtual del técnico-promotor		X	No se tienen creadas en el sistema Mónica bodegas virtuales, para un mejor control de los movimientos del inventario que sale de la bodega
18. realizar un cierre de liquidación de ruta diaria. 19. dicha hoja de liquidación se enviará vía fax o escaneada a la empresa		X	Actualmente no se está trabajando los cierres de ruta diaria, o cuando un vendedor anda en gira de venta.
1,2,3,4 referente a reconocimientos de mercadería dañada por problemas de germinación.		X	No se esta realizando el debido procedimiento para el reconocimiento de este tipo de inventario, no se están levantando la debida hoja de reclamo y de visita de técnica, establecida por la empresa
1 devoluciones y reconocimientos. se establece que el plazo máximo para aceptar devoluciones es de 30 días posteriores a la emisión de la factura del producto vendido, y que haya estado en condiciones adecuadas		X	No se esta tomando en cuenta los 30 días a la hora de aceptar devoluciones de parte de los clientes, así mismo no se evidencia que hubo revisión por parte de la empresa de que se verifico la calidad del producto recibido.
Informes para presentar a la gerencia según manual de políticas y procedimientos de cuentas por cobrar. A.      Informe mensual sobre la antigüedad de saldo de las cuentas por cobrar. B.      listado mensual al cierre de cada mes, para la verificación de saldo con la firma de contadores. C.      Informe semana sobre la recuperabilidad de las cuentas por cobrar. D.      Informe mensual de morosidad total e informe semanal de la morosidad con más de 90 días		X	Actualmente no se está trabajando ninguno de estos informes a como es estipulado en el manual de políticas de la empresa. A.    No se esta remitiendo un informe mensual sobre antigüedad de saldo a la gerencia, actualmente existen clientes en mora con más de 90 días de vencimiento. B.    No se están comparando los saldos llevados en Mónica con los saldos llevado en contabilidad. C.    No se esta enviado el informe semanal sobre la recuperabilidad a la gerencia. D.    Informe mensual de morosidad, así como informe semanal con morosidad de mas de 90 días no se está remitiendo a gerencia
Según manual de políticas y procedimientos se deberán realizar cuatro auditorias referente a cuentas por cobrar   al año		X	Actualmente no se está realizando ninguna auditoría al año dirigida específicamente a reforzar y a analizar las operaciones concernientes al área de cuentas por cobrar.

 

AREA DE OPERACIÓN DE CAJA, CAJA CHICA Y FONDO FIJO Y KILOMETRAJE

 

1. Hallazgos

Hallazgo No. 1.1 no se están realizando arqueos de caja chica sorpresivos:

Actualmente no se hacen revisión de caja chica ni de fondo fijo de manera sorpresiva.

Condición:

En la revisión que se realizó a la caja chica en propiedad de la asistente administrativa se verifico que todo se encuentra en orden, así mismo se levanto arqueo de fondos para cambio por valor de U$ 100.00, y C$ 2,000.00. Se realizo arqueo de fondo fijo a técnico-promotor por valor de C$ 8,000.00 he igualmente todo se encontraba en orden.

Se constato que no se les esta realizando arqueo sorpresivo, siendo una práctica recomendable realizar por lo menos una ves al mes dicho arqueo sorpresivo.

Causa:

No existe políticas y procedimientos para arqueos sorpresivos, y no se esta ejecutando actualmente por la gerencia.

 

Recomendación:

Es recomendable que se establezcan arqueos sorpresivos a empleados que manejan cajas chicas y fondo fijos.

 

Hallazgo No. 1.2 Gastos de desayuno, almuerzo, cena, hospedaje a través de fondo fijo:

No se está ajustando el gasto concerniente a pagos de desayuno, almuerzo, cena y hospedaje

Condición:

En revisión de procedimiento y política relativos a gastos de desayuno, almuerzo, cena y hospedaje que son pagados a través de fondo fijo, se constató que comúnmente se sobrepasa el gasto autorizado según monto establecido en manual de dichos gastos.

Causa:

En ocasiones no se ajusta el gasto establecido en manual de políticas y procedimientos.

Recomendación:

Es recomendable que la gerencia revise y revalore si estos gastos están de acorde a la realidad económica actual de país y si es necesario actualizar dichos valores, y verificar que cada gasto se ajuste a lo autorizado, igualmente se debería de indicar en cada factura de alimentación si es de desayuno, almuerzo o cena, ya que los tres tienes asignado montos distintos autorizados en el manual.

 

2. incumplimiento en procedimientos de caja, caja chica, fondo fijo y kilometraje-Manual de políticas y procedimientos vigente del grupo Papalotla:

Procedimiento caja chica, fondo fijo y kilometraje	Se aplica		Observaciones
	Si	No
Kilometraje o Depreciación. Inciso 2: al momento de cobrar el kilometraje o depreciación, el trabajador deberá presentar a la asistente administrativa la información sobre kilómetros recorridos, lugares visitados, objeto de la visita, monto total a pagar por este concepto.		X	Actualmente el pago en concepto de depreciación y/o depreciación sale sin presentarse dicho informe.

 

AREA DE OPERACIÓN DE ACTIVO FIJO

 

2. incumplimiento en procedimientos activo fijo-Manual de políticas y procedimientos vigente del grupo Papalotla:

Procedimiento activo fijo	Se aplica		Observaciones
	Si	No
Procedimientos de Activos #13 A cada trabajador que se le adjudique un activo recae la responsabilidad sobre este		X	No se encontró en expediente de activo fijo la siguiente documentación que es requerido por el manual de políticas y procedimientos v  Contrato de responsabilidad de adjudicación de activos. v  Boleta de asignación de activos v  Entrega de vehículo asignado
Procedimiento general #4. Uso de vehículos En el caso que el trabajador utilice un vehículo propio para las funciones de la empresa, se determinará un costo por kilometraje que será establecido por la dirección ejecutiva.		X	Actualmente no se paga costo por kilometraje al único trabajador que usa vehículo propio, se le paga un costo fijo de U$ 70.00 mensuales.

 

AREA DE OPERACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

 

2. incumplimiento en procedimientos de recursos humanos-Manual de políticas y procedimientos vigente del grupo Papalotla:

Procedimiento recursos humanos	Se aplica		Observaciones
	Si	No
Área recursos humanos #4. La empresa contara con un manual de puestos, donde se establecerá para cada puesto existente, el perfil, las funciones y responsabilidades de la persona que ocupe determinado puesto.		X	No se posee dicho manual por perfil de puesto.

 

 

OTRAS VERIFICACIONES

 

Área de verificación	Se aplica		Observaciones
	Si	No
1.    Cuentas por pagar compañías relacionadas			La compañía cuenta actualmente con dos proveedores-Inter compañía. v  Papalotla México, que a la fecha posee un saldo contable a pagar de U$ 100,000.00 v  Tropical Seeds Do Brasil, que a la fecha posee un saldo contable a pagar de U$ 63,972.00
2.    Manejo y archivo de documentación fuente de contabilidad			Toda la información fuente soporte de la situación financiera se encuentra ordenada y archiva correctamente.
3.    Status de libros legales de la empresa			Libro diario y libro mayor actualizados hasta octubre 2018.

 

RECOMENDACIONES FINALES:

Es recomendable que la gerencia de la empresa cree y establezca un manual de procedimiento que se adapte más al entorno actual, en el que trabaja diariamente cada capital humano, ajustando los procedimientos a cada área de trabajo, para que estos puedan encajar en un sistema integro de control interno, así mismo darle seguimiento de manera periódica, hasta verificar que dicho sistema este trabajando de una manera aceptable y permanente, así como realizar las debidas corrección que se vayan revelando en el transcurso del seguimiento. A pesar de que la empresa es pequeña en su entorno laboral, es cuando mas estrictos deben de ser los procedimientos y evitar la concentración de controles y procesos, teniendo en vista a futuro el crecimiento y expansión de las operaciones de esta, que solo se logrará si cuenta con un adecuado control interno.

Es recomendable la realización periódica de auditorías especificas a dos áreas criticas que establece el manual de procedimientos; a) Inventarios; b) Cuentas por Cobrar.  El manual recomienda por lo menos cuatro auditorias al año a estas dos áreas específicas.