Si no eres una persona involucrada en la contabilidad, es posible que no conozcas todos los conceptos que son clave para todas las empresas, en especial si estás comenzando con tu negocio o apenas empezó a interesarte este mundo.

Todos los activos que se emplean en la actividad de un negocio (maquinaria, muebles de oficina, computadores, vehículos, inmuebles, etc.) tienen un tiempo de vida útil, pasado el cual se vuelven inutilizables. La depreciación permite reconocer el desgaste del activo por su uso, así se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa.

Concepto de depreciación 

Todas las empresas tienen activos. Estos son la representación física de su capital invertido. Pueden ser vehículos, máquina o cualquier equipo que se espera que sea propiedad de una organización durante mucho tiempo. Pero el valor general de cada activo disminuye con el tiempo y el uso. Por lo tanto, es importante que las empresas revalúen continuamente sus activos a través de la depreciación.

La depreciación de los activos es un concepto clave en la administración de las cuentas de cualquier negocio. Se entiende como la pérdida de valor de un bien como consecuencia de su desgaste con el paso del tiempo, al uso o a la obsolescencia.

La depreciación se registra con la intención de reflejar el valor real de una propiedad, ya que éste se ve afectado por el uso o desgaste a lo largo de su tiempo de duración o vida útil, y para su cálculo generalmente se tiene en cuenta también el valor residual.

Los conceptos que intervienen para el cálculo de la depreciación

Hay tres conceptos clave que tenemos que comprender para poder calcular la depreciación de cualquier activo, que son:

Costo Inicial: Este es el valor total que la empresa tuvo que pagar para adquirir la propiedad, o los derechos de uso, de cualquier tipo de activo. Incluye todos los gastos incurridos hasta colocar el activo en en su lugar dentro de la empresa, excluyendos los impuestos no acreditables. Esté será el valor que se irá depreciando a lo largo de la vida útil del activo.

Valor de rescate: es el monto neto en efectivo o equivalentes, que la empresa podría obtener actualmente si se vendiera el activo al final de su vida útil. La depreciación general se calcula deduciendo el valor de rescate del valor total.

Vida Útil del Activo: Es el período de tiempo estimado durante el cual el activo es productivo. La depreciación se calcula sobre la base de la vida útil de este activo.

Depreciación en línea recta.

El método de depreciación en línea recta es uno de los  más utilizados, principalmente por su sencillez y facilidad de implementación, pues sólo requiere de una simple operación aritmética.

La depreciación en línea recta supone una depreciación constante, una alícuota periódica de depreciación invariable en función de la vida útil del activo objeto de depreciación.

En este método de depreciación se supone que el activo sufre un desgaste constante con el paso del tiempo, lo que no siempre se ajusta a la realidad, toda vez que hay activos que en la medida en que se utilizan, el nivel de desgaste se incrementa, es creciente.

Ejemplo depreciación por línea recta.

El cálculo de la depreciación mediante el procedimiento de línea recta es el siguiente:

Método de la suma de los dígitos del año

Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.

Este método parte del supuesto que durante los primeros años el activo sufre un mayor desgaste y por tanto se reconoce una mayor alícuota de depreciación.

La fórmula que se aplica es:

(Vida útil/suma dígitos)*Valor activo

Donde se tiene que:

Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.

Ahora determinemos el factor.

Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:

(5(5+1)/2

Desarrollando tenemos:

(5*6)/2 = 15

Luego,

5/15 = 0,3333

Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)

Para el segundo año:

4/15 = 0,2666

Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)

Para el tercer año:

3/15 = 0,2

Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)

Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.

Método de depreciación por unidades de producción.

Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.

Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.

Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.

Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500

Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.

Método de depreciación por reducción de saldos.

Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento o valor residual, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo que perdería validez este método.

La fórmula a utilizar es la siguiente:

Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)^1/n

Donde n es el la vida útil del activo.

Como se puede ver, lo primero que se debe hacer es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin depreciar

Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:

1- ( 3.000.000/30.000.000)^1/5 = 0,36904

Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000

Entonces 30.000.000 x 0,36904 = 11.071.279,67

Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:

18.928.720,33 x 0,36904 = 6.985.505,22

Así sucesivamente hasta el último año de vida útil.

Cómo se contabiliza la depreciación

La contabilización consiste en disminuir el valor del activo y reconocer el valor del gasto, utilizando las cuentas de la depreciación acumulada del activo y de la cuenta de gasto o costo en el estado de resultado,  para cada activo.

La contabilización del ejemplo anterior sería:

Cuenta      Concepto                                     Debe                                 Haber
5260        Depreciación                         $       166,667                                               (Estado de Resultado)
1592        Depreciación  Acumulada                                                $       166,667    (Balance General)
Teniendo en cuenta que la contabilización se hace de manera mensual, y que se opta por contabilizar el valor máximo permitido por la norma fiscal.